Política de uso de datos

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Política de Tratamiento de Datos Personales

 

 Generado por: Dirección de Riesgos y Dirección de TICs

Revisado por: Gerencia General y la Secretaría General

Aprobado por: La Junta Directiva

 

 

En cumplimiento del deber legal de asegurar la protección del derecho constitucional y legal al Habeas Data, y con el fin de informar a los Titulares de la información que reposan en nuestras bases de datos sobre el Tratamiento que se le dará a su información, así como los derechos que les asisten y  el procedimiento implementado para ejercerlos; ESYMA  pone en su conocimiento la presente Política.

 

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

 

En desarrollo de su objeto social, ESTYMA,  recopila, valida y actualiza la información relacionada con todos sus Grupos de Interés, con el fin de:

 

  • Conocer la información pertinente de las personas con las que tiene relaciones jurídicas,
  • Dar a conocer todas las políticas y directrices emanadas por ESTYMA,
  • Servir de base para las exigencias legales en contratación, salud y seguridad social, tributarias,
  • Y todas aquellas que hasta ahora ha desarrollado ESTYMA, enmarcadas en las exigencias legales.

 

Las bases de datos en ESTYMA serán constituidas con la información que cuente con la autorización de los titulares, información que será tratada de acuerdo con los parámetros fijados por la constitución y la Ley en cuanto a su: recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, y/o supresión.

 

Estas bases de datos de los titulares, serán incluidas, procesadas, almacenadas y respaldadas en los sistemas de información y de back-ups de la compañía, los cuales serán utilizados para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los Grupos de Interés y las obligaciones legales frente a entidades públicas.

 

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

La calidad de Responsable y Encargado del Tratamiento, es asumida por ESTYMA, compañía que se identifica de la siguiente forma:

 

Razón social:                                        ESTYMA Estudios y Manejos S.A.

NIT:                                                        800.014.246-8

Dirección:                                              Carrera 35ª N° 15B – 35, Oficina 410, Torre empresarial Prisma, Medellín – Antioquia.

Correo electrónico:                                oficina.central@estyma.com, lineaetica@estyma.com

Teléfono:                                               574) 444 05 68

 

 

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se ejerce, especialmente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo en los casos en que no sea necesaria la autorización.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Además del Titular de la información, los anteriores derechos pueden ser ejercidos por:

 

  1. Los causahabientes o los representantes legales del titular.
  2. Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. Los terceros autorizados por el titular o por la ley.

 

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN.

 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública;
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

En estos casos, aunque no medie dicha autorización, ESTYMA asegurará que en el Tratamiento de esos datos personales, siempre se cumpla con las disposiciones legales y las exigencias de este manual.

 

GESTIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

 

El Oficial de Cumplimiento y el Coordinador de Calidad, serán los responsables de coordinar y realizar el seguimiento a la respuesta dada a la las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares; solicitando a los Encargados del  Tratamiento de Datos y de las Bases de Datos la atención de las mismas y los informes sobre dichas atenciones.

 

El Titular puede presentar una petición, queja, reclamo o sugerencia, mediante carta dirigida al Oficial de Cumplimiento o al Coordinador de Calidad a la Carrera 35A #15B – 35 Medellín o al teléfono 444-05-68, también mediante correo electrónico:

 

lineaetica@estyma.com cuando se trata de un empleado o director de la compañía.

 

oficina.central@estyma.com cuando se trate de una Parte externa.

 

Las consultas: será atendida en los términos y dentro del plazo legal para la atención de los derechos de petición (Artículo 13 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma que lo modifique o adicione).

 

Los reclamos y quejas: El Titular o sus causahabientes, cuando consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

  1. El reclamo se formulará con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección a la que debe remitirse la respuesta en caso de tratarse de una Parte externa y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado en los términos de ley para el ejercicio del Derecho de Petición (Artículo 17 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma que lo modifique o adicione).
  3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles.
  4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  5. Será atendido en los términos y dentro del plazo legal para la atención de los derechos de petición (Artículo 13 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma que lo modifique o adicione).

 

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ESTYMA directamente.

 

 

Solicitudes para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y para revocar la autorización del titular: el Titular procede de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de consultas y reclamos.

 

 
 CONTACTO A LOS TITULARES

 
La Compañía puede enviar e-mails y mensajes de texto (SMS) o realizar llamadas telefónicas a los Titulares, como parte de un proceso inherente al desarrollo y prestación de servicios o en las siguientes circunstancias:

  • Avisos y comunicaciones relacionados con la relación laboral y/o comercial con la Compañía.
  • Información sobre eventos o campañas promocionales.
  • Información relacionada con la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
  • Para ofrecer productos y servicios relacionados.

 

De todas maneras, en cada uno de los comunicados se ofrecerá la posibilidad de cancelar la suscripción.
VIGENCIA

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tendrá una vigencia y efectos a partir de su publicación y cualquier cambio sustancial a la misma deberá ser comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de que ESTYMA implemente dicha actualización.